Datum Anfrage

heutiges Eingangsdatum vermerkt

Reaktionszeit

in der Regel zeitnah

Status

Anfrage eingegangen

Referenz

interne Kennung zur Zuordnung der Anfrage

Zunächst prüft das Team die Anfrage und ordnet sie einem Themenbereich zu, etwa Dokumentenbestand, Fristensteuerung oder Prüfvorbereitung. So wird sichergestellt, dass Rückfragen von einer Person beantwortet werden, die mit vergleichbaren Situationen vertraut ist und konkrete Beispiele aus Projekten einbringen kann.

Anschließend erfolgt eine Rückmeldung per E-Mail oder Telefon mit einem Vorschlag für das weitere Vorgehen. Das kann ein kurzer Austausch, eine fokussierte Demo oder die Durchsicht bestehender Unterlagen sein. Ziel ist, in wenigen Schritten ein gemeinsames Bild der aktuellen Dokumentenlandschaft zu gewinnen.

Zum Schluss werden mögliche nächste Schritte skizziert, etwa ein kleiner Pilotbereich oder eine vertiefende Abstimmung mit weiteren Beteiligten. Results may vary, da jedes Institut eigene Strukturen, Systeme und Prioritäten mitbringt, die in der Planung berücksichtigt werden.