Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Zephyloe personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Website zephyloe.sbs und der Plattform für regulatorische Finanzdokumente verarbeitet. Sie erläutert, welche Informationen erfasst werden, zu welchen Zwecken sie genutzt werden, auf welche Rechtsgrundlagen sich die Verarbeitung stützt und welche Rechte betroffene Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung haben.

Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Nutzung von zephyloe.sbs und der Plattform können unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten anfallen. Dazu zählen insbesondere Kontaktdaten, Nutzungsinformationen, Kommunikationsinhalte und, bei bestehenden Geschäftsbeziehungen, Vertrags- und Abrechnungsdaten.

  • Stammdaten wie Name, berufliche Kontaktdaten und Funktion werden verarbeitet, wenn Kontakt über Formulare, E-Mail oder Telefon aufgenommen wird. Diese Informationen dienen der Zuordnung der Anfrage, der Vorbereitung von Rückmeldungen und der Dokumentation von Vorgängen, etwa bei Rückfragen zu regulatorischen Dokumenten oder geplanten Einführungsprojekten.
  • Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Zeitpunkte, Browsertyp oder ungefähre Region können erfasst werden, um die Stabilität der Website zu sichern und Angebote zur Dokumentensteuerung verständlicher zu strukturieren. Die Auswertung erfolgt in aggregierter oder pseudonymisierter Form, soweit möglich, und dient der Verbesserung von Inhalten und technischen Abläufen.
  • Kommunikationsinhalte wie Nachrichten aus Kontaktformularen, E-Mails oder Gesprächsnotizen werden gespeichert, um Anliegen nachzuvollziehen, Rückfragen zuordnen zu können und bei weiteren Abstimmungen eine konsistente Grundlage zu haben. Soweit erforderlich, werden diese Informationen intern an fachlich zuständige Personen weitergegeben.
  • Vertrags- und Abrechnungsdaten, etwa bei der Nutzung der Plattform von Zephyloe, werden verarbeitet, um Leistungen bereitzustellen, Support zu leisten, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten und Nachweise gegenüber Aufsichts- oder Steuerbehörden zu führen. Hierzu gehören auch Protokolle über Systemzugriffe, soweit sie für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich sind.

Wie Zephyloe personenbezogene Daten nutzt

Zephyloe verarbeitet personenbezogene Daten, um diese Website bereitzustellen, Anfragen zu beantworten, die Plattform weiterzuentwickeln und rechtliche Pflichten zu erfüllen. Die folgenden Beispiele zeigen typische Zwecke und helfen, die dahinterstehenden Abläufe nachvollziehbar zu machen.

  • Zur Bereitstellung und technischen Administration von zephyloe.sbs werden Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkte von Seitenaufrufen, technische Protokolle und Cookie-Einstellungen verarbeitet. Dies hilft, die Website stabil zu betreiben, Fehler zu erkennen, Angriffe abzuwehren und grundlegende Funktionen wie Formularübermittlungen bereitzustellen.
  • Zur Beantwortung von Anfragen über Formulare, E-Mail oder Telefon nutzt Zephyloe die angegebenen Kontaktdaten und Inhalte. Diese Informationen werden verwendet, um Anliegen einzuordnen, Rückfragen zu klären und bei Bedarf Folgetermine oder weitere Schritte abzustimmen. Die Kommunikation kann dokumentiert werden, um einen nachvollziehbaren Verlauf sicherzustellen.
  • Zur Pflege von Geschäftsbeziehungen und zur Nutzung der Plattform werden Vertrags-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten verarbeitet. Dazu gehören etwa Informationen zu gebuchten Leistungen, Ansprechpartnern, Supportfällen sowie Protokolle zu sicherheitsrelevanten Systemzugriffen. Diese Daten dienen der Vertragserfüllung, der Qualitätssicherung und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten.
  • Zur Verbesserung von Inhalten und Struktur der Website kann Zephyloe anonymisierte oder pseudonymisierte Auswertungen über das Nutzungsverhalten vornehmen, sofern eine entsprechende Einwilligung vorliegt. Erkenntnisse aus diesen Analysen helfen, Informationen zu regulatorischer Dokumentensteuerung verständlicher aufzubereiten und technische Abläufe zu optimieren.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn eine gültige Rechtsgrundlage nach der Datenschutz-Grundverordnung vorliegt. Je nach Situation können unterschiedliche Grundlagen greifen, die im Folgenden beispielhaft erläutert werden.

Für den Betrieb der Website und grundlegende Sicherheitsfunktionen stützt sich Zephyloe in der Regel auf berechtigte Interessen. Bei Kontaktanfragen erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines bestehenden Vertrags. Soweit Analyse- oder Marketingfunktionen eingesetzt werden, geschieht dies auf Basis einer Einwilligung, die über das Cookie-Banner oder vergleichbare Mechanismen erteilt und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.

Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für die Bereitstellung der Website, die Erfüllung vertraglicher Pflichten, die Sicherheit von Systemen oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist. Eine Weitergabe zu eigenständigen Zwecken Dritter erfolgt nicht ohne entsprechende Rechtsgrundlage oder Einwilligung.

  • Dienstleister, die im Auftrag von Zephyloe Leistungen erbringen, etwa Hosting, Wartung, Support, E-Mail-Versand oder Analyse, können Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Diese Auftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen Daten nur nach Weisung und für die vereinbarten Zwecke verarbeiten.
  • Soweit es zur Abwicklung von Verträgen oder zur Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist, können Daten an Vertragspartner wie Banken, technische Integrationspartner oder andere beteiligte Stellen übermittelt werden. In solchen Fällen erfolgt die Weitergabe nur im erforderlichen Umfang und unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorgaben.
  • In bestimmten Situationen kann Zephyloe gesetzlich verpflichtet sein, Daten an Behörden, Gerichte oder Aufsichtsstellen zu übermitteln, etwa im Rahmen von Prüfungen, Auskunftsersuchen oder rechtlichen Verfahren. In diesen Fällen erfolgt die Weitergabe ausschließlich auf Grundlage der jeweils einschlägigen Vorschriften und in dem Umfang, der zur Erfüllung der Verpflichtung notwendig ist.

Datensicherheit

Zephyloe schützt personenbezogene Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, die an Sensibilität und Zweck der Verarbeitung ausgerichtet sind. Dazu zählen verschlüsselte Verbindungen, abgestufte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen sowie regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Verfahren. Systeme werden aktuell gehalten und Mitarbeitende für den sorgfältigen Umgang mit Daten sensibilisiert, damit Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit gewahrt bleiben.

Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte im Umgang mit ihren personenbezogenen Daten. Diese Rechte sollen Transparenz schaffen, Korrekturen ermöglichen und sicherstellen, dass Verarbeitungen überprüfbar bleiben.

  • Betroffene Personen können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten Zephyloe über sie verarbeitet. Auf Wunsch werden auch Kopien der gespeicherten Daten sowie ergänzende Informationen zu Zwecken, Kategorien, Empfängern und Speicherdauer bereitgestellt, soweit dem keine gesetzlichen Einschränkungen entgegenstehen.
  • Es besteht das Recht, unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen. Zephyloe prüft entsprechende Hinweise und aktualisiert Informationen, sofern sie für die genannten Zwecke weiterhin benötigt werden und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Löschung personenbezogener Daten verlangt werden, etwa wenn sie für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Daten zunächst gesperrt und nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.
  • Betroffene Personen können der Verarbeitung widersprechen, wenn sie auf berechtigten Interessen beruht und besondere Gründe aus ihrer Situation entgegenstehen. Zudem besteht das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. In beiden Fällen prüft Zephyloe den Antrag und informiert über das Ergebnis und mögliche Auswirkungen.

Cookies und ähnliche Technologien

Zephyloe verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen, Sicherheit zu unterstützen und eine zurückhaltende Reichweitenmessung zu ermöglichen. Details zu Arten, Zwecken, Speicherdauer und Einstellungsoptionen sind in der separaten Cookie-Richtlinie beschrieben.

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Kontakt für Datenschutzanliegen

Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu gespeicherten Informationen oder zu dieser Datenschutzerklärung können an die unten genannten Kontaktdaten gerichtet werden. Anfragen werden sorgfältig geprüft und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben beantwortet.

Änderungen dieser Erklärung

Zephyloe kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Vorgaben ändern, neue Funktionen hinzukommen oder Verarbeitungsprozesse angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf zephyloe.sbs verfügbar und gilt ab Veröffentlichung für zukünftige Verarbeitungen. Bei wesentlichen Änderungen kann zusätzlich auf geeignete Weise informiert werden.